La signature électronique est une solution rapide et sûre pour légaliser tous documents et les rendre officiels. Adaptés aux exigences des professionnels, les logiciels permettant cet échange sécurisé sont disponibles en ligne et parfois en essai gratuit, sans engagement.
Comment fonctionne un logiciel de signature électronique ?
Le
logiciel de signature électronique respecte des critères techniques et juridiques en se basant sur les réglementations et normes fixées par les autorités européennes et françaises. Cet outil innovant assure la valeur légale de la signature via l'électronique et favorise les échanges entre les partenaires financiers et commerciaux, les clients et prestataires de services, etc. Tout document numérique, sous la forme PDF, peut être signé de cette façon.
Grâce à la
signature électronique PDF, les professionnels gagnent du temps et simplifient leurs tâches administratives. Plus besoin d'archivage : tout se trouve dans le cloud ! De nombreuses opportunités apparaissent grâce à ce système, notamment avec l'étranger. Une simple
signature électronique sur PDF aide à conclure les plus gros contrats, dans les plus brefs délais.
Quelles qualités recherchées pour une signature PDF électronique réussie ?
Le logiciel choisi doit respecter trois grandes règles : permettre l’identification de la personne signataire, donner une preuve de consentement de celui qui signe et apporter la garantie de l’intégrité du document. Si ces trois conditions sont réunies, le logiciel correspond aux exigences actuelles. En fait, le règlement eIDAS en Europe et les articles 1366 et 1367 du code civil en France régissent strictement cette pratique et imposent un cadre juridique clair. C'est pourquoi seules des sociétés certifiées peuvent proposer des solutions logicielles légales. Des contrôles et audits réguliers ont d'ailleurs régulièrement lieu pour vérifier et évaluer la conformité de ces solutions avec la réglementation en vigueur.
Les logiciels conformes aux nouvelles normes sont proposés par des sociétés expérimentées, accréditées pour héberger leurs solutions en Europe.
Les avantages à réaliser des signatures électroniques sur PDF
Les processus de dématérialisation se généralisent peu à peu en permettant aux entreprises internationales, comme aux PME et TPE, de moderniser leur outil de travail et de se développer sans avoir à investir des sommes considérables.
En acquérant le logiciel de signature PDF électronique adéquat, les procédures sont rapides. Il n'est plus nécessaire d'imprimer, de signer à la main, de renvoyer par courrier puis d'archiver le document officialisé. La démarche est 100 % digitale.
Autre point fort des solutions légales de signature par voie électronique : la possibilité de suivre en temps réel l'avancement des signatures. Le workflow vous permet de classer vos contacts et de donner l'ordre de présentation du document. Vous précisez qui donne son consentement en premier et vérifiez l'heure à laquelle la signature a eu lieu. Enfin, vous récupérez, une fois l'action terminée, vos documents scellés et un dossier de preuves horodaté. Vous agissez donc d'un bout à l'autre dans la légalité et pouvez le prouver.
