Si vous travaillez à la fois sur des tâches de projet et hors projet, mais que vous n'avez toujours pas trouvé le bon logiciel, vous cherchez peut-être aux mauvais endroits.
Bien que les logiciels avancés de gestion de tâches ou de projets puissent vous aider dans une certaine mesure, pour gérer des activités non liées au projet comme assister à des conférences ou répondre à des e-mails, vous devrez envisager une solution plus polyvalente : un logiciel de gestion du travail.
Si vous êtes déjà familiarisé avec les solutions de gestion du travail, passez à la deuxième partie pour voir comment vous pouvez gérer tout votre travail avec Paymo. De plus, si vous cherchez à mieux organiser votre personnel sans les surcharger de tâches, consultez cette liste de logiciels de gestion des ressources.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion du travail ?
Vous avez peut-être déjà entendu ce terme plusieurs fois - et probablement autant de définitions - au point que vous vous demandez si c'est juste un autre mot à la mode ou quelque chose dont vous avez vraiment besoin.
Mais d'où vient ce besoin d'un logiciel de gestion du travail en tant qu'outil distinct ?
Les gens recherchent généralement un logiciel de gestion de projet (PM) pour gérer tout leur travail professionnel. Le hic, c'est que la plupart d'entre eux ont en fait d'autres activités en plus des tâches liées au projet. Ce qu'ils veulent à la place, c'est une application qui leur permet de planifier, suivre, gérer et organiser tout leur travail, y compris ce qui est hors de la portée du logiciel de gestion de projet.
Dans ce cas, ils ont besoin d'un outil qui peut les aider à sortir leur travail de la structure rigoureuse d'un projet. Le logiciel de gestion du travail offre cette flexibilité, permettant d'effectuer et de suivre le travail au-delà des limites d'un projet ou d'une méthodologie et sans avoir à dépendre de clients, de budgets stricts ou d'autres tâches.
Fonctionnalités du logiciel de gestion du travail
Comme mentionné précédemment, un outil de gestion du travail réunit toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour exécuter et surveiller votre travail du début à la fin et maintenir l'équilibre entre vos ressources, vos coûts et vos délais. Les fonctionnalités courantes du logiciel de gestion du travail comprennent :
- Gestion avancée des tâches - Créez et attribuez des tâches, gérez les priorités et suivez le travail de votre équipe pour respecter les budgets et les délais.
- Communication centralisée - Les équipes collaborent via des forums de discussion ou des fils de discussion, laissent des commentaires et reçoivent des notifications chaque fois qu'un changement survient dans une tâche pour rester à jour.
- Stockage et partage de fichiers - Utilisez l'outil comme un endroit centralisé pour stocker en toute sécurité tous vos documents et images et y accéder quand vous en avez besoin.
- Gestion du temps - Suivez les heures de travail, créez des feuilles de temps et partagez des rapports de temps pour identifier les goulots d'étranglement potentiels dans votre flux de travail et garder vos clients dans la boucle de rétroaction.
- Gestion des ressources - Planifiez votre équipe et voyez qui travaille sur quoi pour éviter de distribuer plus de travail qu'ils peuvent mâcher.
- Tableaux Kanban - Créez des flux de travail pour gérer le travail sur un tableau visuel à travers une série d'étapes séquentielles.
- Fonctionnalités de création de rapports - Créez et envoyez des rapports sur le temps, les coûts et les ressources pour surveiller les progrès, détecter les problèmes potentiels et mettre à jour vos clients.
Certaines options logicielles de gestion du travail proposent également des modules ou des fonctionnalités spécifiques à votre secteur, comme la relecture, le prototypage, le CRM, la facturation ou des intégrations avec des outils tiers.
En quoi le logiciel de gestion du travail est-il différent du logiciel de gestion de projet
Le logiciel de gestion du travail est un type d'outil numérique relativement nouveau qui est encore confondu avec un logiciel de gestion de projet. Certains ne remarquent aucune différence entre les outils de la liste, d'autres considèrent le meilleur logiciel de gestion de projet comme un autre type de logiciel de gestion du travail.
Pour gérer le travail en général, vous avez généralement besoin de toutes les fonctionnalités essentielles mentionnées ci-dessus. La plupart de ces fonctionnalités sont utiles pour gérer à la fois les activités de projet et les activités non liées au projet. Les diagrammes de Gantt sont spécifiques au travail lié au projet et n'ont pas beaucoup d'utilité pour d'autres activités, car ils se concentrent sur le suivi des calendriers de projet, tandis que le travail hors projet n'est généralement pas limité par des calendriers ou des dépendances définis.
La vraie différence entre la façon dont vous utilisez une fonctionnalité pour des activités de projet ou hors projet réside dans votre approche du travail.
Le logiciel de gestion du travail vous aide à vous attaquer à la fois à vos tâches liées à un projet et à vos tâches non liées au projet. Il offre plus de flexibilité, vous permettant en tant que gestionnaire et les membres de votre équipe de gérer à la fois les activités de projet et les activités non liées au projet via vos propres flux de travail.
Le logiciel de gestion de projet, quant à lui, est basé sur un ensemble de règles et est généralement associé à une méthode, une méthodologie ou un cadre de gestion de projet, suivant une structure rigide qui ne laisse pas toujours de la place pour un travail non lié à un projet.
Quand il s'agit de travailler, vous ne commencez pas toujours par un plan. Parfois, vous n'avez même pas à l'esprit une date limite ou un calendrier précis. La gestion de projet nécessite cependant toujours une planification structurée. Cela signifie que vous disposez d'un échéancier, d'une limite budgétaire, d'une liste d'activités, de plans documentés et de ressources clairement planifiés dès le début.
Le logiciel de gestion du travail vous donne la liberté de commencer avec une seule tâche individuelle, d'y travailler, de la développer à temps ou même de la transformer en projet s'il nécessite plus d'étapes. Répondre quotidiennement aux e-mails, envoyer des factures ou acheter de nouvelles fournitures de bureau ne deviendra jamais un projet.
Le logiciel de gestion du travail doit être plus facile à utiliser et avoir une courbe d'apprentissage plus fluide. En réalité, cependant, un outil avancé comme celui-ci a beaucoup plus de fonctionnalités différentes qui peuvent le rendre plus difficile à utiliser qu'un simple logiciel PM. Les comparer dans ce sens n'est peut-être pas la meilleure façon de décider quel outil des deux vous convient.
Avantages du logiciel de gestion du travail
Nous avons déjà mentionné comment les outils de gestion du travail réunissent une variété de modules et de fonctionnalités en un seul système, de sorte que, naturellement, ses avantages sont à la fois généraux et spécifiques aux fonctionnalités.
En fait, ses principaux avantages ne sont que ceux-ci : vous n'avez plus besoin d'utiliser plusieurs outils différents et de gaspiller de l'argent à les payer puisque vous n'achetez qu'une seule solution et non 3 à 5 différentes.
Mais quels sont les avantages étendus de ces fonctionnalités lorsqu'elles sont appliquées au travail à l'extérieur et sur un projet ?
- Équilibrer les calendriers - Un planificateur de ressources, par exemple, offre une meilleure transparence et une meilleure visibilité sur le calendrier de votre équipe, en plus des projets. De cette façon, vous pouvez affecter chaque membre de l'équipe à de nouvelles tâches tout en conservant l'équilibre de leurs charges de travail.
- Gardez le contrôle de votre temps - Le suivi de votre temps sur le travail hors projet, en plus de vos projets réguliers, vous permet d'être plus productif et conscient de vos efforts, de faire de meilleures estimations de temps et de rendre votre équipe responsable de son travail.
- Suivez votre travail - La création d'un rapport pour toutes vos tâches vous permet de surveiller l'avancement du travail, de repérer les problèmes et de partager des mises à jour avec les clients ou d'autres parties prenantes.
- Organisez les tâches - Ensuite, il y a la gestion des tâches. Je ne saurais trop insister sur l'importance d'avoir des listes de tâches structurées lorsque vous travaillez sur plusieurs projets. Encore plus lorsque vous avez des tâches supplémentaires hors projet qui crient simplement pour votre attention. La plupart des outils de gestion du travail sont dotés de fonctionnalités supplémentaires pour vous aider à hiérarchiser, suivre et collaborer sur chacune de vos tâches afin qu'aucune ne soit inachevée.
- Visualisez votre flux de travail - Si vous n'êtes pas fan des listes d'activités détaillées, vous serez heureux de découvrir que certaines plates-formes de gestion du travail proposent des tableaux Kanban, un moyen pour vous de segmenter et de visualiser toutes vos tâches à mesure qu'elles passent par différentes étapes de flux de travail. Déplacez-les simplement avec un simple glisser-déposer vers l'étape correspondante et vous avez terminé.
- Collaborez efficacement - Le plus grand avantage qui lie tous les autres est peut-être la possibilité de collaborer librement sur plusieurs projets et tâches. Qu'il s'agisse de partager un fichier ou simplement de laisser un commentaire pour offrir des commentaires, les applications de gestion du travail étendent les opportunités de collaboration au-delà d'un projet.
De manière générale, choisir un logiciel de gestion du travail au profit d'un outil spécifique, disons un outil de gestion des tâches ou de suivi du temps, améliorera la façon dont vous abordez vos tâches et vous aidera à répondre aux exigences de vos clients, qu'elles soient liées aux tâches, projets, temps, les coûts ou toute autre chose.
L'ensemble de votre processus de travail s'améliorera, permettant aux gestionnaires de voir comment le travail est réparti dans toute l'entreprise, pas seulement au sein des projets ou au niveau de l'équipe. Implicitement, cela augmente votre efficacité au travail et votre productivité afin que vous puissiez fournir des résultats de meilleure qualité.