L'abréviation ERP signifie Entreprise Resource Planning, en d'autres termes, il s'agit de gérer les ressources disponibles dans une entreprise. Un progiciel de gestion intégré ou PGI, en anglais : Enterprise Resource Planning ou ERP est un progiciel qui permet de gérer l'ensemble des processus d'une entreprise en intégrant l'ensemble de ses fonctions, dont la gestion des ressources humaines, la gestion comptable et financière, l'aide à la décision, mais aussi la vente, la distribution, l'approvisionnement et le commerce électronique.

A. Déclaration

Les logiciels ERP peuvent relier les unités commerciales et les employés au sein des entreprises en créant un référentiel de données central accessible à tous les utilisateurs. Tous les flux de travail et les processus combinent les programmes ERP dans un seul système. Cela permet de raccourcir les trajets de travail et de faciliter l'échange d'informations entre les employés. Les procédures opérationnelles peuvent également être normalisées au cours de ce processus. En général, les systèmes ERP permettent donc un échange plus efficace et plus rapide de données et d'informations à l'intérieur. Toutes les unités opérationnelles utilisent un seul système informatique plutôt que plusieurs logiciels comme des applications isolées qui peuvent ne pas être compatibles. Un bon logiciel ERP couvre maintenant tous les domaines d'activité avec des modules appropriés. Par exemple, concrètement, son logiciel  soutient les entreprises dans toutes leurs activités organisationnelles.

B. Avantage des systèmes ERP

Une base de données commune : les systèmes ERP permettent à tous les départements et employés de l'entreprise d'accéder à un magasin de données commun.

- Processus normalisés 

De nombreuses entreprises utilisent différents outils et logiciels pour différentes tâches et domaines de travail. Par exemple, le service de la comptabilité utilise souvent un logiciel de comptabilité spécifique et le service des achats utilise souvent un système de gestion des marchandises spécial. Les logiciels ERP, en revanche, fournissent des solutions complètes qui peuvent être utilisées conjointement par toutes les unités commerciales. Cela facilite le rapprochement des données, la communication, etc.

- Un accès simplifié 

Les programmes ERP facilitent l'accès des utilisateurs au stockage interne des données. Cela peut être particulièrement utile si les employés veulent ou doivent travailler depuis leur bureau à domicile. Un système en nuage permet aux utilisateurs d'accéder au stockage interne à partir de différents endroits. Les employés n'ont plus besoin d'être à l'intérieur du bureau pour travailler.

C. Solutions dans le cloud et sur site

Les deux principaux types de systèmes ERP sont les solutions basées sur le cloud ou sur site. Les deux types de produits présentent des avantages et des inconvénients.

- Logiciels en cloud 

Comme décrit ci-dessus, les utilisateurs de solutions en nuage peuvent accéder à des données internes à partir d'une grande variété d'endroits, que ce soit à la maison ou sur la route. La seule condition est qu'ils aient accès à un Internet stable. Cela prouve sa valeur surtout à l'époque de Covid-19, car il n'était tout simplement pas possible de rester longtemps au bureau pendant la crise de Corona. Les employés qui ont utilisé les nuages ont également pu travailler sans problème depuis leur bureau à domicile. Cela a permis aux entreprises de poursuivre leurs activités malgré les restrictions de contact et les couvre-feux. Cependant, les possibilités d'accès étendues des nuages présentent également des inconvénients. Par exemple, malgré un grand nombre de mesures de sécurité, il y a toujours le risque que des pirates se connectent au réseau de l'entreprise et accèdent aux données dans le nuage. Un autre problème est le fait que les entreprises confient leurs données à un fournisseur externe dans les nuages publics. De cette manière, ils cèdent le contrôle du lieu de stockage au fournisseur.

- Logiciels sur site 

Ces programmes permettent d'installer les entreprises localement. Par conséquent, les employés ne peuvent pas accéder au stockage interne des données de n'importe où. Au lieu de cela, ils ne peuvent travailler avec elle que s'ils sont connectés au réseau de l'entreprise. Les employés doivent donc se trouver à l'intérieur ou à proximité immédiate des locaux du bureau afin d'utiliser les données internes. Cela a ses inconvénients, car les entreprises sont moins flexibles en termes de réglementation du bureau à domicile, par exemple, mais elles conservent un contrôle total sur leurs données.

- Les systèmes hybrides 

Pour que les entreprises n'aient plus à choisir entre les deux solutions, il existe désormais un logiciel ERP hybride qui combine les caractéristiques positives des deux variantes. Avec une solution hybride, un sous-système plus important peut être exploité au sein de l'entreprise, par exemple, mais pour des zones sélectionnées, l'accès via le cloud est également possible.

D. Pour quelles entreprises les solutions ERP sont-elles adaptées ?

Fondamentalement, il n'est pas facile de répondre à la question de savoir quelles entreprises bénéficient d'un logiciel ERP. En règle, générale, les entreprises ont besoin d'un système ERP dès que leurs structures de processus ne peuvent plus faire face à la complexité croissante de l'environnement commercial. Cela signifie que les entreprises doivent introduire des systèmes ERP lorsqu'elles constatent que l'administration est surchargée en interne, c'est-à-dire qu'elle ne travaille plus efficacement. Cela peut se produire lorsque l'entreprise connaît une croissance rapide, emploie plus de personnel, traite plus de commandes, etc. Plus une entreprise est grande, plus son administration devient complexe. Lorsqu'une entreprise considère que l'introduction d'un système ERP est judicieuse, la direction doit décider elle-même. En principe, cependant, toute entreprise peut bénéficier d'un logiciel ERP. Les besoins des entreprises varient en fonction du secteur dans lequel elles opèrent. Exemple : dans l'industrie de la production, par exemple, les entreprises bénéficient de fonctions essentielles telles que la planification de la production, la facturation et la gestion des stocks. Ces systèmes offrent des ensembles de fonctions spéciales pour chaque domaine d'activité. Toutefois, avant d'en choisir un, les entreprises doivent se renseigner sur les fournisseurs respectifs et sur leurs forces et faiblesses.

E. Inconvénients des systèmes ERP

Un inconvénient concret du logiciel ERP apparaît en ce qui concerne les coûts encourus. Une mise en œuvre peut prendre beaucoup de temps et d'argent. Non seulement les entreprises doivent convertir l'ensemble de leurs systèmes informatiques, mais elles doivent également former leurs employés à l'utilisation des nouveaux logiciels, ce qui peut également entraîner des coûts qu'il ne faut pas sous-estimer. Si le programme est trop complexe, cela peut également signifier que les employés ne s'adaptent pas avec succès. En conséquence, ils peuvent même travailler moins efficacement qu'auparavant.